- Rejestracja i dane firmowe: Sprawdź, czy firma jest zarejestrowana w odpowiednich rejestrach, takich jak KRS (Krajowy Rejestr Sądowy) w Polsce, CEIDG w(Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej) lub REGON. Zwróć uwagę na dane takie jak nazwa firmy, NIP, adres siedziby, rok założenia, forma prawna.
- Historia firmy: Przeanalizuj historię działalności, aby zrozumieć, jak długo firma działa na rynku i jakie ma doświadczenie w swojej branży.
Masz jednego lub kilku kontrahentów do zweryfikowania - jak to zrobić?
Pojedynczy kontrahent
Jak dokonać dokładnej weryfikacji jednego kontrahenta:
Sprawdzenie podstawowych informacji
Weryfikacja finansowa
- Raporty finansowe: Poproś o dostęp do raportów finansowych, takich jak bilans, rachunek zysków i strat, czy sprawozdanie z przepływów pieniężnych. Możesz również skorzystać z usług wywiadowni gospodarczych, które dostarczają raporty kredytowe i informacje o kondycji finansowej firmy.
- Zaległości podatkowe i zobowiązania: Sprawdź, czy firma nie ma zaległości podatkowych lub innych zobowiązań finansowych. Można to zrobić poprzez dostęp do publicznych baz danych lub za pośrednictwem instytucji finansowych.
Opinie i referencje
- Referencje biznesowe: Poproś o referencje od innych firm, które współpracowały z tym kontrahentem. Możesz również samodzielnie skontaktować się z partnerami biznesowymi kontrahenta w celu zebrania opinii.
- Opinie online: Sprawdź opinie w Internecie, na przykład na portalach branżowych, forach dyskusyjnych, czy mediach społecznościowych.
Analiza prawnicza
- Stan prawny: Skonsultuj się z prawnikiem w celu sprawdzenia, czy firma nie jest objęta postępowaniem sądowym, restrukturyzacyjnym, czy upadłościowym. Można to zrobić poprzez dostęp do rejestrów sądowych lub za pośrednictwem specjalistycznych serwisów prawnych.
- Umowy i kontrakty: Przejrzyj dokładnie wszelkie umowy i warunki współpracy, aby upewnić się, że są one zgodne z prawem i chronią Twoje interesy.
Weryfikacja reputacji
- Analiza medialna: Przeprowadź wyszukiwanie w mediach, aby sprawdzić, czy firma była w jakikolwiek sposób związana z kontrowersjami, negatywnymi wiadomościami, czy też oskarżeniami o nieuczciwe praktyki.
- Sieci społecznościowe: Zbadaj aktywność firmy na platformach społecznościowych, co może dać wgląd w jej kulturę korporacyjną i relacje z klientami.
Audyt bezpieczeństwa
- Bezpieczeństwo IT: Jeśli współpraca dotyczy wymiany danych, sprawdź, jakie procedury bezpieczeństwa IT stosuje kontrahent. Warto również zlecić zewnętrzny audyt bezpieczeństwa.
- Ochrona danych osobowych: Upewnij się, że kontrahent przestrzega przepisów RODO, jeśli dane osobowe będą przetwarzane w ramach współpracy.
Wykonując powyższe kroki, można zminimalizować ryzyko związane ze współpracą z nowym kontrahentem i podjąć bardziej świadome decyzje biznesowe.
Jeżeli potrzebujesz dokonać weryfikacji pojedyńczego kontrahenta, możesz skorzystać z różnych narzędzi i źródeł dostępnych na stronie Biznes.gov.pl oraz opierać się na danych, dostępnych w innych urzędowych rejestrach.
Poniżej znajdziesz informacje, w czym może pomóc ci oficjalna, rządowa strona:
Weryfikacja danych rejestrowych
Możesz sprawdzić firmę w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) lub w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS), aby zweryfikować podstawowe informacje o przedsiębiorcy, takie jak numer NIP, REGON, status działalności oraz osoby upoważnione do reprezentowania firmy.
Biała Lista Podatników VAT
Sprawdzenie, czy kontrahent jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny. Możesz to zrobić, korzystając z Białej Listy Podatników VAT, dostępnej na stronach Ministerstwa Finansów.
Weryfikacja statusu podatnika VAT UE
Jeżeli kontrahent jest z kraju UE, warto sprawdzić jego numer VAT w systemie VIES, aby upewnić się, że jest uprawniony do dokonywania transakcji wewnątrzwspólnotowych.
Informacje o zaległościach podatkowych
Możesz złożyć wniosek do urzędu skarbowego o wydanie zaświadczenia, które potwierdzi, czy kontrahent prawidłowo rozlicza podatki. Koszt takiego zaświadczenia wynosi 21 zł.
Rejestr Dłużników Niewypłacalnych (RDN)
Tu możesz sprawdzić, czy firma jest wpisana do Rejestru Dłużników Niewypłacalnych.
WAŻNE: wymagana jest znajomość numeru RDN dłużnika.
Biura Informacji Gospodarczej (BIG)
Możesz również uzyskać informacje o kondycji finansowej kontrahenta z Biur Informacji Gospodarczej, które gromadzą dane o dłużnikach i wierzytelnościach.
Więcej szczegółowych informacji znajdziesz na stronie Biznes.gov.pl oraz w ich wyszukiwarce firm:
Wyszukiwarka firmJeżeli wciąż nie jesteś pewny co zrobić, albo szukasz wsparcia ekspertów branży AML i KYC, w Vercly znajdziesz nie tylko narzędzie do weryfikacji kontrahentów, ale także szkolenia i warsztaty. Nasi specjaliści pomagają reagować na każdą̨ zmianę̨ prawną i szkolą organizacje, by zawsze spełniały wymogi prawne i zamieszczały wszelkie niezbędne informacje w swoich raportach.