Podsumowanie
Firma Sodexo Polska stanęła przed poważnym wyzwaniem. Kiedy nowe regulacje prawne nałożyły na polskie firmy obowiązek dokładnej weryfikacji wszystkich partnerów i klientów pod względem znajdowania się na listach sankcyjnych, proces ręcznego weryfikowania wszystkich kontrahentów mógł zająć firmie nawet tygodnie. Z pomocą przyszło innowacyjne rozwiązanie Vercly – system, który zrewolucjonizował i w pełni zautomatyzował proces weryfikacji sankcyjnej w Sodexo, skracając go do kilku sekund.
Tło
Sodexo Polska to firma znana na polskim rynku jako lider w dziedzinie kompleksowej obsługi nieruchomości oraz dostarczaniu usług żywieniowych. Każdego miesiąca współpracuje z rozległą, różnorodną bazą polskich i zagranicznych kontrahentów.
W kwietniu 2022 r. weszła w życie tzw. polska ustawa sankcyjna, która miała na celu uszczelnić egzekwowanie sankcji przyjętych przez kraje Unii Europejskiej wobec Rosji i Białorusi po wybuchu wojny w Ukrainie. Ustawa nałożyła na polskie firmy obowiązek rygorystycznej kontroli i weryfikacji kontrahentów i partnerów pod kątem znajdowania się na listach sankcyjnych. Dokument określił także duże kary administracyjne (do 20 mln zł) za naruszenie przepisów ustawy o sankcjach gospodarczych.
Polskie firmy stanęły przed koniecznością wdrożenia szybkich, ale przede wszystkim skutecznych procesów i narzędzi weryfikacji klientów konsumentów i kontrahentów biznesowych. Taka weryfikacja zazwyczaj odbywała się ręcznie.
“Naszym celem jest wyprzedzanie zmian rynkowych i dostarczanie rozwiązań, które nie tylko odpowiadają na wyzwania firm, ale również wyznaczają nowe standardy w zarządzaniu ryzykiem i bezpieczeństwem transakcji. Współpraca z Sodexo doskonale pokazała, jak nasze technologie mogą przekształcić złożone, czasochłonne procesy w automatyczne i bardzo szybkie operacje.”
Potrzebujesz podobnego rozwiązania dla Twojej firmy?
Skontaktuj się z nami!
Problemy, wyzwania i potrzeby
Sodexo w momencie wejścia w życie ustawy zmierzyło się z wyzwaniem zweryfikowania wszystkich swoich klientów i dostawców oraz podmiotów z nimi powiązanych. Firma musiała także przygotować się na sukcesywne weryfikowanie nowych kontrahentów oraz cykliczne sprawdzanie całej bazy kontrahentów (reweryfikację).
Ręczna weryfikacja okazała się ogromnie czasochłonna. Sprawdzenie jednego podmiotu zajmowało średnio ponad 2 godziny. Sodexo zaczęło więc poszukiwania narzędzia, które zautomatyzuje proces i będzie spełniał wymogi bezpieczeństwa danych.
“W czasie naszej współpracy nad projektowaniem i wdrożeniem narzędzia do weryfikacji docenialiśmy, jak bardzo elastycznie i dynamicznie pracuje zespół Vercly. Dzięki temu wdrożenie narzędzia przebiegło bardzo płynnie i było przeprowadzone z nastawieniem na realną zmianę w naszych procesach. Vercly w pełni dopasowało rozwiązanie do naszych konkretnych potrzeb. Rzetelnie, profesjonalnie i z myślą o kliencie na każdym etapie: tak mógłbym w skrócie opisać naszą współpracę.”
Rozwiązanie
Po ustaleniu potrzeb biznesowych i operacyjnych (oraz dzięki znajomości wymogów prawnych) przygotowaliśmy i wdrożyliśmy rozwiązanie dopasowane do potrzeb i dedykowane Sodexo – Vercly. Zbudowane przez nas narzędzie działa jak wyszukiwarka. Po wprowadzeniu nazwy firmy lub NIP-u kontrahenta generuje dedykowany raport na temat statusu sankcji wobec wyszukiwanej firmy. Zapewnia kompleksową weryfikację klientów na wielu poziomach struktury. Skraca czas sprawdzenia z kilku godzin do jedynie 3 sekund i gwarantuje bezpieczeństwo transakcji przy jednoczesnej minimalizacji ryzyka.
Dzięki temu Sodexo spełnia wymóg dołożenia należytej staranności w procesie weryfikacji kontrahentów. Program czerpie dane z wszystkich list sankcyjnych i dostarcza zbiorczy raport. Każdy generowany raport archiwizowany jest w systemie i dostępny na żądanie. Badanie firm powiązanych odbywa się automatycznie i jest głębsze, szybsze oraz bardziej precyzyjne niż ręczna weryfikacja.
Wdrożenie
Sodexo nie potrzebowało technicznej integracji narzędzia ze swoimi systemami. Dane kontrahentów do początkowej weryfikacji zostały nam przekazane w zabezpieczonych plikach Excel. W cały proces projektowania i wdrożenia narzędzia był zaangażowany zespół techniczny klienta, który czuwał nad bezpieczeństwem danych. Dzięki temu bardzo szybko udało się osiągnąć oczekiwany rezultat – pełną i rozległą weryfikację wszystkich dotychczasowych kontrahentów. Tym samym przejęliśmy od klienta całą obsługę procesu.
“Spotkaliśmy się z pełnym zrozumieniem naszych potrzeb, otwartością w komunikacji oraz bardzo proklienckim podejściem. Mimo że czasu na zaprojektowanie i wdrożenie systemu było naprawdę mało, profesjonalizm i natychmiastowa gotowość do rozwiązania naszych problemów sprawiły, że mimo licznych wyzwań współpraca z Vercly układała się bardzo sprawnie, za co jesteśmy niezmiernie wdzięczni. W efekcie proces weryfikacji stał się niemal bezobsługowy i efektywny. Dzięki temu możemy skupić się na naszych priorytetach i realizacji naszych celów strategicznych.”
Potrzebujesz podobnego rozwiązania dla Twojej firmy?
Skontaktuj się z nami!
Rezultaty
Nasze rozwiązanie przyniosło Sodexo duże zmiany w procesie weryfikacji:
Plany na przyszłość
Sodexo Polska planuje rozszerzyć zakres wykorzystania narzędzia w organizacji. W planach jest implementacja kompletnego i w pełni automatycznego rozwiązania do onboardingu klientów i współpraca w zakresie wymogów związanych z tematyką ESG.
“Myślę, że w czasach dynamicznych zmian – zarówno tych gospodarczych, prawnych, jak i rynkowych, które nakładają na firmy konieczność modyfikowania swoich procesów, przedsiębiorstwa powinny bardziej niż kiedykolwiek wcześniej otworzyć się na innowacje i nowe technologie, które są efektywne i zarazem gwarantują bezpieczeństwo cyfrowe. I dzięki nim przestać wykonywać prace, które można w pełni zautomatyzować. Właśnie takim, innowacyjnym i odciążającym klientów rozwiązaniem, jest Vercly.”
Linkedin