KNF jest instytucją, która ma za zadanie dbać, aby rynek finansowy w Polsce funkcjonował w sposób zgodny z przepisami i wymogami sektorowymi. Ma zapewniać stabilność, bezpieczeństwo obrotu oraz przejrzystość funkcjonowania instytucji rynku finansowego. Kluczowym zadaniem Komisji jest nadzór nad podmiotami rynku finansowego. Obowiązki nadzorcze KNF dotyczą:
- Podmiotów z rynku finansowego i niefinansowego,
- Instytucji sektora pożyczkowego w zakresie udzielania kredytu konsumenckiego (od stycznia 2024 roku).
Podmiot nadzorowany zostaje wcześniej powiadamiany o wszczęciu kontroli na co najmniej 3 dni przed planowanym terminem kontroli. W praktyce jednak KNF daje więcej czasu na przygotowanie się firmom i organizacjom.
I. Pismo o wszczęciu kontroli KNF – i co dalej?
Kontrola zwykle ma charakter bezpośredni, oznacza to, że przeprowadza się ją w siedzibie kontrolowanego. Pismo wszczynające kontrolę określa jej zakres i czas trwania, wraz z terminami rozpoczęcia, ilością osób kontrolujących oraz oczekiwaniach organizacyjnych.
II. Przygotowanie dokumentów z pierwszego pisma
Wraz z pismem otrzymasz listę dokumentów lub informacji, które musisz przygotować. Albo zostaniesz zobowiązany przesłać je do KNF albo powinieneś mieć je przy sobie, przygotowane w dniu rozpoczęcia kontroli – dowiesz się tego z pisma od KNF.
III. Przygotowanie pomieszczeń dla osób kontrolujących
Dla małych podmiotów już samo to może być sporym wyzwaniem. Warto wiedzieć, że osoby kontrolujące muszą mieć swobodny dostęp do pomieszczeń. Dlaczego zawczasu powinno się przygotować karty dostępu do firmy i biurowca.
IV. Zasoby techniczne
To przede wszystkim dostęp do komputera, maila, systemów informatycznych, sieci wifi, telefonu, drukarki.
V. Legitymacje i książka kontroli
W pierwszym dniu kontroli sprawdź upoważnienia do kontroli oraz legitymacje służbowe pracowników KNF. Od razu warto uzupełnić książkę kontroli.
VI. Bieżąca obsługa kontroli
To najczęściej największe wyzwanie dla compliance oficera, ale też dla pozostałych osób, które będą na co dzień zobowiązane do dostarczenia kolejnych dokumentów i informacji oraz będą zobowiązane do odpowiedzi na jego pytania. Pytania będą pojawiały się zarówno w formie pisemnej, ale też podczas rozmów z konkretnymi osobami odpowiedzialnymi za dane obszary lub procesy w organizacji. Będzie to np. MLRO, osoba odpowiedzialna za zarządzanie ryzykiem, audyt, kontrolę wewnętrzną. Odpowiedzi jesteśmy najczęściej zobowiązani dostarczyć niezwłocznie, to oznacza nie później niż następnego dnia.
VII. Czas trwania kontroli
Szczegółowy czas trwania kontroli Komisji zawsze powinien być wskazany już w zawiadomieniu o jej wszczęciu. Z uwagi jednak na zakres prac i ich złożoność Komisja może ten czas przedłużyć. Kontrola powinna zakończyć się przed upływem 12 miesięcy od jej wszczęcia. O zakończeniu kontroli KNF niezwłocznie pisemnie informuje kontrolowanego.
VIII. Protokół pokontrolny
Zgodnie z art. 34 Ustawy o nadzorze nad rynkiem kapitałowym, KNF dokonuje ustaleń na podstawie zebranych w toku kontroli:
- dokumentów, innych nośników informacji i rejestrów;
- wyjaśnień;
- danych i informacji zamieszczonych w systemach informatycznych;
- oświadczeń osób trzecich;
- zapisów obrazu lub dźwięku;
- innych materiałów, które mogą przyczynić się do ustalenia stanu faktycznego w zakresie objętym kontrolą.
Protokół pokontrolny będzie w formie papierowej lub elektronicznej. Papierowy sporządzany jest w trzech egzemplarzach, z czego dwa dostaje podmiot kontrolowany. Protokół elektroniczny opatrzony jest kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym kontrolera i przekazywany do instytucji nadzorowanej.
Zespół kontrolujący ma 30 dni od dnia zakończenia kontroli, aby przekazać protokół podmiotowi nadzorowanemu. Protokoły kontroli doręcza się kontrolowanemu bezpośrednio, za pokwitowaniem albo na adres do doręczeń elektronicznych. Jeśli podmiot kontrolowany nie zgadza się z informacjami przedstawionymi w protokole to może odmówić podpisania protokołu kontroli, wyjaśniając na piśmie przyczyny odmowy. Ma na to 14 dni od dnia doręczenia mu protokołu. Może także złożyć zastrzeżenia do protokołu. Zastrzeżenia należy zgłosić w formie pisemnej w terminie 14 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli.
Zalecenia pokontrolne
Zadaniem podmiotu kontrolowanego jest szczegółowe zapoznanie się z zaleceniami pokontrolnymi. Te zalecenia to zadania do wdrożenia przez Twoją firmę lub organizację.
Podmiot kontrolowany zobowiązany jest do przygotowania i przekazania KNF harmonogramu realizacji zaleceń, zgodnie z formatką z KNF, w tym do wskazania w jaki sposób zalecenie zostanie zrealizowane, w jakim terminie i kto jest bezpośrednio odpowiedzialny za realizację zalecenia.
UWAGA! Harmonogram, a w zasadzie jego propozycję przekazujesz do KNF do akceptacji. Jeśli terminy na realizację zaleceń będą zbyt długie, harmonogram w tym zakresie nie zostanie zaakceptowany. Każda zmiana w harmonogramie dotycząca zarówno sposobu realizacji zalecenia, jak i zmiana terminu przyjętego w pierwotnym harmonogramie będzie wymagała zgody.
Widzicie, jakim skomplikowanym procesem może być kontrola KNF? Dlatego warto przygotować się na nią już dziś!
Jak przygotować się na kontrolę?
Pamiętaj o porządku w dokumentach, ich oznaczeniu i zarchiwizowaniu.
Przygotuj pracowników na to, jak mają się zachować na wypadek kontroli, czego mogą się spodziewać, opisz jak będzie wyglądała kontrola.
Już dziś sprawdź, czy obowiązki wynikające z przyjętych w organizacji procedur są realizowane w sposób rzetelny i prawidłowy.
Zrewiduj kluczowe dla Twojej organizacji procesy i w tych obszarach zorganizować (lub częściej planować) kontrole wewnętrzne.
Zadbaj, by procesy wymagające narzędzi IT były wdrożone w sposób poprawny i prawidłowo funkcjonowały. Procedury AML nie mogą obowiązywać tylko w teorii.
