Postępująca digitalizacja działalności gospodarczej oraz rozwój modeli biznesowych prowadzonych w formule e-commerce, w połączeniu ze zwiększającym się tempem życia, wymuszają automatyzację i digitalizację strategii weryfikacji kontrahenta.
Możliwość spotkania twarzą twarz z naszym partnerem biznesowym lub klientem staje się rzadkim przywilejem, a jednocześnie błędy w procesie weryfikacji tożsamości kontrahenta lub klienta mogą być niezwykle kosztowne, zarówno w wymiarze finansowym, jak i w kontekście uszczerbku dla naszej reputacji. Ten drugi kontekst, z perspektywy globalizacji rynku i w warunkach dużej konkurencyjności dostawców towarów i usług, może zresztą stanowić większe wyzwanie niż kary finansowe lub szkody wywołane nawiązaniem relacji z podmiotem, który nie jest tym, za kogo się podaje.
Dodatkowo, tradycyjne formy komunikacji on-line, w tym również wideokonferencje, nie stanowią już wiarygodnego źródła weryfikacji tożsamości w dobie permanentnych cyberataków na infrastrukturę informatyczną firm oraz socjotechnicznych ataków opartych o koncepcję deep fake. W świecie wirtualnym odróżnienie rzeczywistości od manipulacji informacjami i danymi staje się coraz większym wyzwaniem.
Wsparcie technologii
Dlatego właśnie zyskuje na znaczeniu korzystanie ze wsparcia technologii pozwalającej na wiarygodną weryfikację tożsamości on-line. Dla wszystkich przedsiębiorców, a zwłaszcza zaangażowanych w działania e-commerce jest to akt staranności warunkowany koniecznością zarządzania ryzykiem operacyjnym, natomiast w branżach regulowanych, wiarygodna weryfikacja tożsamości klientów to obowiązek prawny, z którym związane są sankcje karne i administracyjne, w przypadku stwierdzonych przypadków non-compliance.
Szczególną grupą zobligowaną do weryfikacji tożsamości klientów są instytucje obowiązane w rozumieniu przepisów krajowej ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz. U. z 2023 r. poz. 1124 z późn. zm.; dalej ustawa AML/CFT).
Do grupy wspomnianych instytucji obowiązanych należą przy tym zarówno duże i małe instytucje finansowe, w tym podmioty świadczące usługi w zakresie:
- wymiany pomiędzy walutami wirtualnymi i środkami płatniczymi,
- wymiany pomiędzy walutami wirtualnymi,
- prowadzenia rachunków walut wirtualnych lub
- rozrachunku opartego na DLT (rozproszonym rejestrze blockchain),
jak również adwokaci, radcowie prawni, prawnicy zagraniczni, doradcy podatkowi w zakresie, w jakim świadczą na rzecz klienta pomoc prawną lub czynności doradztwa podatkowego dotyczące:
- kupna lub sprzedaży nieruchomości, przedsiębiorstwa lub zorganizowanej części przedsiębiorstwa,
- zarządzania środkami pieniężnymi, instrumentami finansowymi lub innymi aktywami klienta,
- zawierania umowy o prowadzenie rachunku bankowego, rachunku papierów wartościowych lub wykonywania czynności związanych z prowadzeniem tych rachunków,
- wnoszenia wkładu do spółki kapitałowej lub podwyższenia kapitału zakładowego spółki kapitałowej,
- tworzenia, prowadzenia działalności lub zarządzania spółkami kapitałowymi lub trustami.
Weryfikacja tożsamości online
Co więcej, coraz częściej zdarza się, że instytucje obowiązane świadczą swoje usługi na odległość i nie spotykają się ze swoimi kontrahentami lub klientami osobiście. Wszystkie czynności tzw. on-boardingu, w tym obowiązkowa identyfikacja i weryfikacja tożsamości odbywają się w trybie zdalnym. Niestety jednak, tradycyjny e-mail lub wideokonferencja nie zapewniają już dzisiaj dostatecznego poziomu wiarygodności informacji i dokumentów przekazywanych tymi kanałami, tymczasem, od instytucji obowiązanych wymagane jest dołożenie należytej staranności i wiarygodnej weryfikacji tożsamości klienta, beneficjenta rzeczywistego tego klienta oraz osób umocowanych do jego reprezentacji.
Nawet zatem, jeśli w modelu zdalnym uda nam się ustalić tożsamość klienta, jego beneficjentów rzeczywistych oraz osób uprawnionych do reprezentacji, w czym również pomóc mogą kanały weryfikacji oferowane przez Vercly, niezaadresowanym problemem pozostaje wiarygodna weryfikacja ich tożsamości (art. 34 ustawy AML/CFT).
Wiarygodna weryfikacja tożsamości
Art. 37 ust. 1 ustawy AML/CFT stanowi natomiast, że weryfikacja tożsamości klienta, osoby upoważnionej do działania w jego imieniu oraz beneficjenta rzeczywistego wymagana od instytucji obowiązanej, polega na potwierdzeniu ustalonych danych identyfikacyjnych na podstawie dokumentu stwierdzającego tożsamość osoby fizycznej, dokumentu zawierającego aktualne dane z wyciągu z właściwego rejestru lub innych dokumentów, danych lub informacji pochodzących z wiarygodnego i niezależnego źródła, w tym, o ile są dostępne, ze środków identyfikacji elektronicznej lub z odpowiednich usług zaufania określonych w Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE (Dz. U. UE. L. z 2014 r. Nr 257, str. 73 z późn. zm.).
Wsparcie w weryfikacji on-line oferowane przez Vercly może stanowić atrakcyjną alternatywę dla weryfikacji tożsamości klienta lub szerzej kontrahenta, w oparciu o identyfikację elektroniczną z wykorzystaniem odpowiednich usług zaufania.
Przekonaj się, jak Vercly może Ci pomóc
Rozwiązane weryfikacji on-line Vercly znajduje przy tym zastosowanie nie tylko w odniesieniu do instytucji obowiązanych w rozumieniu ustawy AML/CFT, ale także działalności gospodarczej prowadzonej przez podmioty spoza tego katalogu. Ryzyko nawiązania relacji biznesowej z podmiotem, który nie jest tym za kogo się podaje może bowiem stanowić nieakceptowalne zagrożenie również w przypadku transakcji fuzji i przejęć, przedsięwzięć joint-venture lub stosowania kredytu kupieckiego wobec kontrahenta.
Zawsze lepiej zapobiegać niż leczyć, a z pewnością koszty prewencji są dużo tańsze niż konsekwencje braku staranności w zarządzaniu ryzykiem nawiązania niepożądanej relacji biznesowej.
