Skróciliśmy czas pojedynczej weryfikacji sankcyjnej kontrahentów Sodexo z 2 godzin do zaledwie… 3 sekund.
Jak to zrobiliśmy?
PODSUMOWANIE
Firma Sodexo Polska stanęła przed poważnym wyzwaniem. Kiedy nowe regulacje prawne nałożyły na polskie firmy obowiązek dokładnej weryfikacji wszystkich partnerów i klientów pod względem znajdowania się na listach sankcyjnych, proces ręcznego weryfikowania wszystkich kontrahentów mógł zająć firmie nawet tygodnie. Z pomocą przyszło innowacyjne rozwiązanie Vercly – system, który zrewolucjonizował i w pełni zautomatyzował proces weryfikacji sankcyjnej w Sodexo, skracając go do kilku sekund.
TŁO
Sodexo Polska to firma znana na polskim rynku jako lider w dziedzinie kompleksowej obsługi nieruchomości oraz dostarczaniu usług żywieniowych. Każdego miesiąca współpracuje z rozległą, różnorodną bazą polskich i zagranicznych kontrahentów.
W kwietniu 2022 r. weszła w życie tzw. polska ustawa sankcyjna, która miała na celu uszczelnić egzekwowanie sankcji przyjętych przez kraje Unii Europejskiej wobec Rosji i Białorusi po wybuchu wojny w Ukrainie. Ustawa nałożyła na polskie firmy obowiązek rygorystycznej kontroli i weryfikacji kontrahentów i partnerów pod kątem znajdowania się na listach sankcyjnych. Dokument określił także duże kary administracyjne (do 20 mln zł) dla tych firm, które nie wprowadzą odpowiednich procesów weryfikacji.
Polskie firmy stanęły przed koniecznością wdrożenia szybkich procesów weryfikacji kontrahentów i partnerów. Taka weryfikacja zazwyczaj odbywała się ręcznie.
PROBLEMY, WYZWANIA I POTRZEBY
Sodexo w momencie wejścia w życie ustawy zmierzyło się z wyzwaniem zweryfikowania wszystkich swoich klientów i dostawców oraz ich spółek zależnych – kilku tysięcy podmiotów. Firma musiała także przygotować się na sukcesywne weryfikowanie nowych kontrahentów oraz cykliczne sprawdzanie całej bazy kontrahentów (reweryfikację). Ręczna weryfikacja okazała się ogromnie czasochłonna. Sprawdzenie jednego kontrahenta zajmowało średnio 2 godziny. Sodexo zaczęło więc poszukiwania narzędzia, które zautomatyzuje proces.
ROZWIĄZANIE
Po sprawnym ustaleniu potrzeb biznesowych stworzyliśmy i wdrożyliśmy rozwiązanie dopasowane do potrzeb Sodexo – Vercly. To narzędzie, które działa jak wyszukiwarka. Po wprowadzeniu nazwy firmy lub NIP-u kontrahenta generuje kompleksowy raport na temat statusu sankcji wobec wyszukiwanej firmy. Zapewnia kompleksową weryfikację klientów na wielu poziomach struktury. Skraca czas sprawdzenia z kilku godzin do jedynie 3 sekund i gwarantuje bezpieczeństwo transakcji przy jednoczesnej minimalizacji ryzyka. Program czerpie dane z wszystkich list sankcyjnych i dostarcza zbiorczy raport. Każdy generowany raport archiwizowany jest w systemie i dostępny na żądanie. Badanie firm powiązanych odbywa się automatycznie i jest głębsze, szybsze oraz bardziej precyzyjne niż ręczna weryfikacja.
WDROŻENIE
Ponieważ Sodexo nie potrzebowało technicznej integracji narzędzia ze swoimi systemami, dane kontrahentów do początkowej weryfikacji zostały nam przekazane w zabezpieczonych plikach Excel. W cały proces projektowania i wdrożenia narzędzia był zaangażowany zespół techniczny klienta. Dzięki temu bardzo szybko udało się osiągnąć oczekiwany rezultat – pełną i rozległą weryfikację wszystkich dotychczasowych kontrahentów. Tym samym przejęliśmy od klienta całą obsługę procesu.
REZULTATY
Nasze rozwiązanie przyniosło Sodexo duże zmiany w procesie weryfikacji:
Średni czas weryfikacji jednego kontrahenta został skrócony z 2 godzin do 3 sekund oraz całkowicie zautomatyzowany i uproszczony.
W krótkim czasie zweryfikowanych zostało ponad 5 tysięcy kontrahentów Sodexo – to ponad 10 razy więcej powiązanych osób i firm, niż początkowo potrzebował klient.
W 100% wyeliminowaliśmy obciążenie Sodexo pracą związaną z ręczną weryfikacją.
Sodexo zyskało całkowitą zgodność procesu z nowymi regulacjami prawnymi oraz bezpieczeństwo swoich transakcji.
Ryzyko wystąpienia błędu ludzkiego podczas weryfikacji zostało zminimalizowane do zera.
Raporty z weryfikacji generowane są automatycznie i przechowywane w systemie Vercly.
PLANY NA PRZYSZŁOŚĆ
67Sodexo Polska planuje rozszerzyć zakres wykorzystania narzędzia w organizacji. W planach jest implementacja kompletnego i w pełni automatycznego rozwiązania do onboardingu klientów i współpraca w zakresie wymogów związanych z tematyką ESG.
Cytat dyrektora IT Vercly:
Naszym celem jest wyprzedzanie zmian rynkowych i dostarczanie rozwiązań, które nie tylko odpowiadają na wyzwania firm, ale również wyznaczają nowe standardy w zarządzaniu ryzykiem i bezpieczeństwem transakcji. Współpraca z Sodexo doskonale pokazała, jak nasze technologie mogą przekształcić złożone, czasochłonne procesy w automatyczne i bardzo szybkie operacje.
Cytat CEO Vercly:
Myślę, że w czasach dynamicznych zmian – zarówno tych gospodarczych, prawnych, jak i rynkowych, które nakładają na firmy konieczność modyfikowania swoich procesów, przedsiębiorstwa powinny bardziej niż kiedykolwiek wcześniej otworzyć się na innowacje i nowe technologie. I dzięki nim przestać wykonywać prace, które można w pełni zautomatyzować. Właśnie takim, innowacyjnym i odciążającym klientów rozwiązaniem, jest Vercly.
Cytat klienta – dział zakupów:
Spotkaliśmy się z pełnym zrozumieniem naszych potrzeb, otwartością w komunikacji oraz bardzo proklienckim podejściem. Mimo że czasu na zaprojektowanie i wdrożenie systemu było naprawdę mało, profesjonalizm i natychmiastowa gotowość do rozwiązania naszych problemów sprawiły, że mimo licznych wyzwań współpraca z Vercly układała się bardzo sprawnie, za co jesteśmy niezmiernie wdzięczni. W efekcie proces weryfikacji stał się niemal bezobsługowy i nie absorbujący. Mamy znacznie więcej czasu na inne tematy!
Cytat klienta – szef IT:
W czasie naszej współpracy nad projektowaniem i wdrożeniem narzędzia do weryfikacji zaskoczyło nas, jak bardzo elastycznie i dynamicznie pracuje zespół Vercly. Dzięki temu wdrożenie narzędzia przebiegło bardzo płynnie i było przeprowadzone z nastawieniem na realną zmianę w naszych procesach. Poza tym, Vercly w pełni dopasowało rozwiązanie do konkretnych potrzeb Sodexo. Rzetelnie, profesjonalnie i z myślą o kliencie na każdym etapie: tak mógłbym w skrócie opisać naszą współpracę.