Przedsiębiorca rozpoczynający współpracę z firmami posiadającymi siedzibę w Unii Europejskiej w pierwszej kolejności zobowiązany jest do sprawdzenia otrzymanego numeru identyfikacyjnego kontrahenta poprzez system VIES. Na pytania, co to jest system VIES i dlaczego warto weryfikować w nim kontrahentów przed wystawieniem dla nich faktury, odpowiemy w niniejszym artykule.
Transakcja o przebiegu wewnątrz europejskim wymaga od kontrahentów dokumentowania statusu podatnika podatku od towarów i usług (w Polsce) lub podatku od wartości dodanej (w pozostałych krajach Unii Europejskiej).Początek formularza
System VIES jest to wyszukiwarka, która pozwala na uzyskanie informacji, czy weryfikowany podmiot jest zarejestrowany jako dokonujący transakcji wewnątrzwspólnotowych. VIES (czyli VAT Information and Exchange System) należy do Komisji Europejskiej i dostępny jest aż w 23 językach. Dane, jakie uzyskuje się z tego systemu, pochodzą z krajowych baz danych członków Unii Europejskiej.
W przypadku dokonywania transakcji wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów kontrahenta należy zweryfikować w bazie VIES, aby sprawdzić, czy faktycznie widnieje on jako podmiot zarejestrowany do VAT-UE. Jest to konieczne ze względu na prawo do zastosowania stawki VAT 0%.
Obniżoną stawkę VAT można bowiem stosować przy spełnieniu kilku warunków, jak potwierdzenie wywozu towarów do innego kraju UE, a także potwierdzenie, że nabywca jest podatnikiem podatku od wartości dodanej, zidentyfikowanym na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju (musi posiadać numer VAT UE spoza Polski).
W celu realizacji zasad opodatkowania transakcji wewnątrzwspólnotowych przepisy podatkowe (art. 13 ust. 2 pkt 1 i ust. 6 ustawy o VAT) wymagają dla uznania danej transakcji za wewnątrzwspólnotową dostawę towarów, aby obie strony transakcji były podatnikami zarejestrowanymi dla celów transakcji wewnątrzwspólnotowych w różnych krajach członkowskich, tj. aby dostawca towaru był zarejestrowany jako podatnik VAT UE na terytorium Polski, zaś nabywcą towaru winien być podatnik podatku od wartości dodanej zidentyfikowanym na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych na terytorium państwa członkowskiego innym niż Polska.